Что делать, если вам не ответили на письмо. Как писать, чтобы вам всегда отвечали.
В восточных странах составление письма – целое искусство. В нём используют слова, которые никогда не употребляются в устной речи, обязательно обсуждают погоду, спрашивают у адресата его мнение о красоте природных явлений, и только потом переходят к делу. У нас всё проще. Если вы в теме письма или первом абзаце не объявите, что вы хотите, ваше письмо сочтут скучным и затянутым, и бросят читать. Как писать письма, чтобы на них всегда отвечали?
У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.
Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.
Но если ваши письма остаются без ответа всё чаще, есть повод задуматься. Какие ошибки люди совершают при составлении посланий?
Знаменитый публицист Глеб Архангельский делится опытом: на какие письма хочется отвечать сразу?
Если вы используете имейл или почту как средство связи с этим человеком впервые, не поленитесь перезвонить и уточнить: дошло ли письмо? Иногда настройки на защиту от спама могут «проглотить» ваше письмо. Ничего уж не говоря о нашей знаменитой (не с лучшей стороны) почте России.
Письма нередко начинаются с фраз «Очень срочно!», «Важные сведения!», «Внимание сюда». Броские предложения всегда привлекают внимание. Поэтому их использовали уже миллион раз. Это избитый приём. Эффективнее коротко и броско формулировать то, о чём пойдёт речь в самом письме.
Раньше из писем составляли целые романы. Они поражали глубиной мысли собеседника, изящностью его слога, остроумием и эрудицией. Сейчас, когда ритм жизни невероятно ускорился, адресат больше оценит краткость.
Продумайте письма. Потом вкратце сформулируйте каждый пункт этого плана. Это и будут абзацы. Если кроме основной информации вы хотите ещё и поговорить о жизни, то оставляйте всю «лирику» напоследок.
Большинство писем имеет одинаковую структуру. Если вы овладеете техникой составлять послания в соответствии с ней, письма будут читаться легко. Значит, и ответ не заставит себя долго ждать. Структура эта такова.
Иногда люди не отвечают на письмо потому, что им показалось: вы не проявили должного уважения. У каждого свой критерий на этот счёт.
Чтобы не стать жертвой конфузной ситуации, обязательно перечитывайте письмо после написания. При этом постарайтесь увидеть его глазами адресата. Проверяйте не только ошибки, но и адрес, тему, правильность ссылок и вложений. Проследите, как бы письмо про «новый галстук шефа» не ушло к самому шефу.
Чтобы наладить коммуникацию, можно для начала заставить собеседника «оседлать любимого конька». Грубый пример: если вы хотите занять у мамы денег, сначала спросите у неё рецепт фирменного борща, и только в следующем письме намекните, что у вас не хватает на хорошую говядину.
Самое сложное – мотивировать человека ответить вам в первый раз. Потом, когда коммуникация уже будет налажена, собеседник будет отвечать вам «на автопилоте».
Привет, дорогой Миша! Это Олег. Мы вместе были в летнем лагере на озере Солёное.
Помнишь, у нас был разговор про группу «Кино»? Ты говорил, что можешь прислать мне ссылку на сайт, где можно скачать их песни в формате караоке. На следующей неделе у нас будет вечер военной песни. Я хочу, чтобы наш класс спел «Группу крови». Но нам нужна фонограмма. Ты сможешь дать мне ссылку на этой неделе?
Кстати, как там рыжая Катька, с которой ты танцевал на дискотеке? Её не пересадили с тобой за одну парту? Как ты отметил прошедший Новый год? Я ездил с Москву и был на кремлёвской ёлке. Если интересно, я расскажу тебе об этом в следующем письме.
Доброго времени суток, Ирина! Это Алексей. Мы застряли с вами в лифте на прошлой неделе, помните?
Я всё ещё хочу получить от вас адрес сайта. Помните, вы сказали, что заказали там сеанс игры в боулинг с большой скидкой? В эту субботу у меня свободный выходной. Собираюсь вспомнить, что это за вид спорта. Кстати, как там обстановка? Достаточно ли шаров? Выдают ли сменную обувь?
И ещё. У меня есть фирменная техника, которая позволяет выбивать с первого раза если не страйк, то спэр. Могу рассказать подробнее. Или покажу на примере. Буду рад, если вы присоединитесь ко мне в эту субботу.
До встречи.
Привет, друзья!
Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо ? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .
Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.
К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.
Писать такие имейлы очень просто . Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».
Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.
Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.
Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?
Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».
Если вам не ответили:
Если произошло одно из этих событий:
Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:
Бонус: в каком случае письма «Просто хочу убедиться, что все в порядке…» работают:
Безусловно, есть и исключения из правил. Если вы уже начали процесс продажи, есть много случаев, когда письмо с целью «убедиться, что все в порядке…» оправданно. Обычно эти случаи объединяют два момента:
В каждом из нижеперечисленных случаев написать письмо или позвонить, чтобы «убедиться, что все в порядке» совершенно необходимо :
Проверенное правило для таких писем - это писать только тогда, когда у вас есть на то веская причина.
Если у вас таковой нет, придумайте ее. А если не можете придумать хотя бы один обоснованный повод, то не пишите. Займитесь созданием более полезных имейлов, и ваши собеседники вас за это поблагодарят.
Согласно исследованию McKinsey&Company , проведённому в 2008 году, среднестатистический сотрудник тратит 28 % своего рабочего времени на рабочую переписку. Мы уже о том, что для эффективной организации рабочего дня необходимо перестать стремиться к состоянию Inbox Zero и выбрать правильное время для проверки электронной почты. Кроме этого, важно, чтобы письма не содержали избыточной информации. Будучи уверенными, что длинный ответ выглядит более убедительно и не вызовет уточняющих вопросов, мы добиваемся обратного эффекта: такое письмо не позволит собеседнику принять моментальное решение и наверняка останется без ответа.
Для того чтобы написать максимально содержательное письмо, нужно ответить на пять вопросов: Кто вы? Что вы хотите? Чем получатель письма может помочь? Почему он должен сделать то, что вы просите? Какой следующий шаг нужно предпринять? Сжатые ответы на эти вопросы помогут адресату сразу решить, что он может сделать, и быстрее отреагировать на ваше письмо. Чтобы объяснить, почему вы пишете так лаконично и сэкономить время других людей, поставьте
Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.
Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.
Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо - это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.
На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо - одна тема или вопрос!
Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас - как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.
Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.
Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг - ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.
Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него , потому что это важно для вас и для получателя.
Еще одна причина откладывания ответов на письмо - это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки , до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.
Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.
Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.
Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.
(оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
ФАЙЛЫ
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре , перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.